El presente informe detalla los resultados del Taller ?Catálogo electrónico ONCAE y Plan de Adquisiciones, que se llevó a cabo en el Centro CEDA, El Zamorano, el 01 de diciembre de 2015.

El taller surgió como producto del seguimiento a las recomendaciones surgidas en el taller sobre ?Logros y desafíos de la reforma administrativa universitaria?, que tuvo lugar en Comayagua.

En ese sentido la  Junta de Dirección Universitaria (JDU), en coordinación con la Oficina de Adquisiciones de la UNAH, consideró importante facilitar  un Taller con Administradores de Facultades, Centros Regionales e Institutos Tecnológicos, Direcciones Académicas, Vicerrectorías, Secretarias Ejecutivas y otras dependencias de la UNAH, con el objetivo de informar sobre las nuevas regulaciones de la ONCAE y uso del catálogo en vista que han entrado en una dinámica de constante cambio, encontrando dificultades con la implementación de la herramienta de ONCAE (Catalogo electrónico), misma que se ordenó su aplicación de manera  inesperada sin considerar un tiempo prudencial para ser socializado con los usuarios finales.

El taller se organizó metodológicamente para que los participantes despejen todas sus dudas sobre el nuevo proceso de ONCAE y conocer sus mayores dificultades con el nuevo sistema y proponer algunas recomendaciones de mejora al proceso. Asimismo, la Secretaría de Finanzas solicitó un espacio dentro del programa para informar sobre el cierre de los procesos administrativos, año 2015 y directrices para 2016.

Se contó con una asistencia de 86 participantes entre autoridades, Directores Académicos y Administradores de la UNAH.

Seguidamente se detalla la metodología y los resultados producto del trabajo en las mesas y conclusiones de la jornada.

Metodología Utilizada

Presentación inicial sobre el Catalogo electrónico, nuevas regulaciones de ONCAE, y plan de Adquisiciones realizada por el Lic. Carlos Roberto Pérez Director de Adquisiciones, en el que realizó una demostración del catálogo electrónico, como solicitar las autorizaciones de producto fuera de catálogo, los tiempos que llevan los procesos y  cómo funcionará en 2016 el plan de adquisiciones.

Seguido de la presentación se conformaron 5 grupos de trabajo,   coordinados por las Analistas de Adquisiciones quienes se encargaron de dar una introducción general del proceso de compras y el manejo del catálogo electrónico, así como también de nombrar un relator por cada mesa quien realizó una exposición sobre las mayores dificultades del proceso y recomendaciones de mejora.

A esta actividad se le dio un tiempo de 30 minutos, mismo que los integrantes de las mesas consideraron insuficiente para realizar todas sus consultas y despejar todas sus dudas.  Los observadores de las mesas notaron la excesiva necesidad de conocimiento sobre el tema en base a  la experiencia de cada participante.

Después de la plenaria el Lic. Pérez dio respuesta algunas de las interrogantes realizadas por los relatores de las mesas y surgieron algunas recomendaciones que detallamos posteriormente.

Asimismo, la Ingeniera Amelia Bertrand Sub Secretaria de Administración y Finanzas y el Lic. Luis Felipe Pineda, informaron sobre las fechas en que cierran los procesos (solicitudes fondos, reembolsos, compras), hicieron recomendaciones para la presentación de las liquidaciones de fondos y de viáticos y directrices para iniciar el periodo 2016, emisión de solicitudes de compras en el primer trimestre 2016, mismas que deben estar enmarcadas en el presupuesto aprobado por el Consejo Universitario, también se informó sobre la realización de transferencias internas ya que solo se podrá hacer un máximo de diez en el trimestre, sugiriendo una mayor planificación del gasto mismo que debe estar sujeto a cada renglón presupuestario conforme a lo planificado.

Recomendaciones del trabajo en las mesas.

1. Sugerir a ONCAE ordenar alfabéticamente los 60 catálogos que aparecen en la página o el producto por objeto del gasto, ya que la búsqueda es muy tardada.
2. Sugerir a la ONCAE solicitar a todos los proveedores que suban foto del producto en el catálogo, ya que al momento de entregar la orden de compra entregan otro que no es que se necesita.
3. Sugerir a la ONCAE mejorar la opción de búsqueda del producto, ya que si se coloca una letra de demás o menos, da un mensaje que no se encontró ese producto.
4. Solicitar a la DEGT verificar la versión de internet Explorer que tiene cada Unidad Ejecutora y actualizar la versión si se requiere, así como también la velocidad del internet, en vista que actualmente la página de Honducompras es demasiado lenta, tardando horas para poder generar una orden de compra.
5. Llevar a cabo una capacitación del sistema directamente con ONCAE 
6. No se debe solicitar solvencia de la DEI al proveedor adjudicado, en vista que los proveedores que están incluidos en el catálogo electrónico has sido seleccionado por la ONCAE, esto atrasa el proceso de compra.
7. Crear un mecanismo eficiente de comunicación entre administradores y la Oficina de Adquisiciones para informar de nuevas disposiciones, en vista que se encuentran en constante cambio y actualmente no les llega la información a los usuarios finales en tiempo y forma.

Dificultades

Por el poco tiempo con que se dispuso no permitió que se lograra cubrir los temas planificados en la agenda y el tiempo fue insuficiente para el trabajo en las mesas sobre el sistema ONCAE, no se logró despejar las dudas más prioritarias, dejando sin abordar el sistema de compras internas de la UNAH (SAFI) que también era un tema importante de tratar dentro de la agenda.

Conclusiones

Los participantes resaltaron la importancia de este tipo de espacios para los usuarios, en vista haber muchas consultas que no se resuelven vía teléfono, correo o mediante envió de circulares, normas o regulaciones, en vista de tratarse de procesos automatizados que generan otro tipo de dificultades del manejo del sistema en sí.